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marafx
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ITALY - Invoices for clients - Do we do them but how?

Hi,

I know this is not a new thing that we are suposed to write a new invoice with our numbering and say in it that  it regards the invoice Upwork made for the same client that has that and that number and so forth - wich honestly would alert even a newbie  tax man in the less fiscal country.

What I realised today is the following:
When we withdraw we do for a total amount wich can include more than 1 completed task - this is the case of every freelancer making hourlies..

the italian law alows  billing to person A and being paid by person B for that invoice as long as such is  made clear in the CAUSALE . 
But  with the money we gat BULK from Upwork covering lets say 3 task? I should withdraw = receive in my account the exact amount that is billed to the client by Upwork.... guess what... that cannot be

Now we go for the fun ride. Bare with me.
So let me make a scheme. Presume I have one only client A
At the end of the week I withdraw  the pay from the job for A - MINUS the FEE, minus the transfer fee, minus the conversio fee.
Then I make a correct invoice that must correspond to the Upwork invoice right? Where I put in what Upwork puts in IN MY NAME.
That cannot be because that amount will never result paid by upwork towards me. Upwork will pay me the A-fees and taxes...

Do I get my self clear dear Upwork? How can I invoice my client with lets say 100 dollars when what upwork sends me is 80 dollars? 
Every Invoice must have an equal pay received.
Then the fee Upw keeps 10-20% should be paid after the amount is sent else, Upwork as third party in the freelancer-client relation is  wrong and cannot be considered as the third party that pays for the invoice I produce for the client.

Conclusion? Invoicing and being regular  is impossible

7 REPLIES 7
marafx
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Another thing: if we withdraw by PayPal the cumulative amount there is no  indication of what that amount really rappresents!!! What invoice it's about.
So, logically someone would say: invoice Upwork for the exact amount they pay you since you cannot award and split a pay that is lower than the invoices you would produice if you would make correct invoices directly to clients

a_sirigu
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Hi Antonia did you find a solution for the issue you clearly described ?

 

cf036f12
Community Member

I have the same question. I would also think that our invoice should be addressed to Upwork because they are the company we actually recieve the payment from. Plus we may not have enough relevant info from the client to include on the invoice?

 

Otherwise I was thinking to group all work from one client together on an invoice, and also indicate on the invoice the fee that was subtracted by Upwork. Are we allowed to do that on an invoice? Idk I'm new to upwork and sort of new to freelancing in Italy. This is confusing. 

elisa_b
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I just create an invoice featuring the actual amount of Euros I get in my bank account, after the deduction of Upwork fees, transfer fees and USD > EUR currency change fees. The invoice is issued to Upwork and I don't list a breakdown of clients I worked for, nor the corresponding amounts. That's what my accountant instructed me to do.

marafx
Community Member

I make
1 autofattura for the fee- it is a service upwork provides and is billed to my VAt so I have to.
1 fattura for the final client for all the amount converted to euro at the date of the invoice DUE ( the upwork invoice due date = day the money are paid towards upwork by the client)

All confirmed by not one but more than 1 dottore commercialista reale not online services.

eae3f5f4
Community Member

I got the same suggestion from my accountant (although she suggested me to include Upwork fees, as they are considered a work cost), but then who/what e-mail do you send the invoice to?

marafx
Community Member

I will post you here something. Plkease read it carrefully  as it is part of the contract you signed with Upwork.
This the italian translation of the piece located here
https://www.upwork.com/legal#relationshipwithupwork

2.1 RAPPORTO CON UPWORK

 

Offriamo un mercato del lavoro: una piattaforma online in cui gli utenti possono trovarsi e connettersi tra loro. Non siamo coinvolti direttamente nelle tue negoziazioni o nella fornitura dei Servizi di Freelancer e non siamo parte di alcun accordo che potresti stipulare con altri Utenti. Sei l'unico responsabile per i tuoi contenuti pubblicati su Upwork e per i tuoi accordi con altri Utenti, incluso il controllo reciproco e le prestazioni ai sensi degli accordi.
Upwork offre una piattaforma che consente agli utenti di trovarsi, entrare in rapporti e accordi di servizio, ricevere e fornire servizi per freelance ed effettuare e ricevere pagamenti tramite deposito a garanzia. Upwork non esegue né impiega persone per eseguire servizi di freelance. Riconosci e accetti che Upwork non supervisiona, dirige, controlla o monitora gli Utenti nell'adempimento di eventuali obblighi contrattuali che potrebbero avere ai sensi di un Contratto di servizio o Contratto diretto e accetti che: (a) Upwork non è responsabile di garantire l'accuratezza o legalità di qualsiasi Contenuto dell'Utente, di cui gli Utenti sono gli unici responsabili; (b) Upwork non è responsabile dell'offerta, delle prestazioni o dell'approvvigionamento di Servizi per freelance, (c) Upwork non rilascia alcuna dichiarazione o garantisce i servizi offerti da un particolare Utente, e (d) nulla creerà un rapporto di lavoro, agenzia o joint venture tra Upwork e qualsiasi Utente che offre servizi. Sebbene Upwork possa fornire determinati badge sui profili di Freelancer o Cliente, tali badge non sono garanzie, inclusa la qualità o l'abilità o la volontà del Freelancer o del Cliente con badge di completare un Contratto di servizio.
Riconosci e accetti inoltre che gli Utenti, e non Upwork, sono gli unici responsabili di (a) valutare e determinare l'idoneità di qualsiasi Progetto, Cliente o Libero professionista; (b) valutare se stipulare un Contratto di Servizio o un Contratto Diretto con un altro Utente e verificare qualsiasi informazione su un altro Utente, incluse le Informazioni composite; (c) decidere se stipulare un contratto di servizio o un contratto diretto su Upwork, nonché i termini del contratto, e (d) negoziare, accettare ed eseguire qualsiasi termine o condizione dei contratti e per eseguire e monitorare le prestazioni in base agli stessi. Tutti i servizi e i contratti diretti tra gli utenti sono direttamente tra gli utenti e Upwork non è parte di tali contratti.
Se sei un'Agenzia o un Membro dell'Agenzia, riconosci e accetti espressamente che, oltre alle disposizioni di cui sopra, l'Agenzia è l'unica responsabile del pagamento dei suoi Membri dell'Agenzia per il lavoro svolto per conto dell'Agenzia.
Nulla nel presente Accordo ha lo scopo di vietare o scoraggiare qualsiasi Utente dall'impegnarsi in altre attività commerciali o fornire servizi attraverso qualsiasi altro canale scelto, a condizione che, se applicabile, gli Utenti rispettino le disposizioni di Opt Out descritte nella Sezione 7. Utenti sono sempre liberi di impegnarsi in tali altre attività e servizi commerciali e sono incoraggiati a farlo.
2.2 TRIBUTI E BENEFICI

 

I liberi professionisti sono responsabili del pagamento delle proprie tasse, dell'ottenimento della propria assicurazione e della conformità alle leggi e ai regolamenti applicabili.
Freelancer riconosce e accetta che Freelancer è l'unico responsabile per: (a) tutte le responsabilità fiscali associate ai pagamenti ricevuti dai clienti di Freelancer e tramite Upwork, e che Upwork non tratterrà alcuna tassa dai pagamenti a Freelancer a meno che non sia richiesto dalla legge applicabile; (b) ottenere qualsiasi responsabilità, salute, risarcimento dei lavoratori, invalidità, disoccupazione o altra assicurazione necessaria o richiesta dalla legge e che il libero professionista non sia coperto o idoneo per alcuna assicurazione da Upwork; (c) determinare e adempiere agli obblighi del libero professionista ai sensi delle leggi e dei regolamenti applicabili in relazione alla fatturazione e alla comunicazione, alla riscossione o al pagamento di imposte o oneri applicabili; e (d) se al di fuori degli Stati Uniti, determinare se Upwork è obbligato dalla legge applicabile a trattenere qualsiasi importo delle commissioni per freelance e notificare a Upwork qualsiasi requisito di questo tipo e indennizzare Upwork per qualsiasi obbligo di pagare qualsiasi ritenuta d'acconto alle autorità competenti (incluse sanzioni e interessi). In caso di revisione di Upwork, Freelancer si impegna a collaborare prontamente con Upwork e a fornire copie delle dichiarazioni dei redditi di Freelancer e altri documenti che possono essere ragionevolmente richiesti ai fini di tale revisione, inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, i registri che dimostrano che il Freelancer è impegnato in un'attività indipendente affari come rappresentato per Upwork.



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